◆会議やプレゼンで伝えたいことが伝わらない・・・
◆「結局、何が言いたいの」とよく言われる・・・
◆伝える力、説明する力を身に着けたい・・・
会議やプレゼンで伝えたいことが伝わらない。「結局、何が言いたいの」とよく言われる。そんなん経験をされて悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
私は、新卒で酒屋(酒専門の卸売業)の営業として就職しました。
そして、32歳の時「ITベンチャー企業」に初転職しました。その時、ITベンチャー企業への知識はほぼありませんでした。
職種は「営業職」そのままに、業界は食品商社(酒の卸売)からIT企業(ECプラットフォーム)へと180°変えました。転職から2年たち営業部で成果を残し、現在は管理部に異動になり新たなキャリアを築いています。
この記事では、未経験でITベンチャー企業に転職し社長や取締役に直接プレゼン・会議する時に意識している「説明の順番」を徹底解説していきます。
結論からお伝えすると、
説明の順番を意識することが重要です。
- 前提をそろえる
- 結論・主張を伝える
- 理由・根拠を伝える
- 具体例(補足事項)を伝える
- 結論を再度伝える
①話が下手な人の2つのパターン
私自身、ビジネスでは必ず「結論から伝える」と新入社員の時から叩き込まれてきました。
しかし、ベンチャー企業に転職しプレゼンや会議で社長や取締役に説明すると「何が言いたいのかわからない」と言われることが増えました。
前職と何がちがうのか？
何が間違っているのか？
必死に考えているときに1冊の本と出合いました。
一番伝わる説明の順番 田中耕比古 フォレスト出版
本を読み2つの答えが見えてきました。
- 何をどの順番で説明するか整理できていない
- 説明する相手の理解レベルを意識していない
そして、この2つが正しく行えていないことに気づきました。
何をどの順番で説明するか整理できていない
「考えた順番」と「説明する順番」は違うということです。
例えば、
「考えた順番」で話すと、以下のような流れになります。
日曜日の夜に友人とケニア料理を食べた。普段は入らない店だが、その時は気分が高揚していたのか面白そうという理由で入ってみた。料理はとても辛かったがおいしかった。すると、携帯電話に知らない番号から着信があった。何気なく出てみると会社の社長からの電話だった。内容は、重要なことを明日の朝9時に伝えたいから社長室に来てほしいという内容だった。一瞬、わけがわからなくなったが「はい」と返答して電話を切った。その晩は、楽しく珍しくお酒が進んだ。そして翌朝、起床すると8時30分だった。家から会社までは20分かかる。支度を急いでしてもギリギリ。急いで支度をして電車に乗った。昨日、食べたケニア料理があたったのか電車の中で猛烈におなかが痛くなり途中下車した。結果、9時に間に合うことができませんでした。
この説明は、時系列で自分の行動と頭の中で考えたことを説明しています。
分解して要約し「相手が聞きたい順番」にすると
- 社長との約束時間に間に合わなかった(結論)
- 間に合わなかった理由は、寝坊と腹痛に襲われたためだ。(理由)
- 昨日、慣れないケニア料理を食べねければ間に合ったかもしれない(具体例、補足)
と整理できます。
「自分が考えた順番」ではなく「相手が聞きたい順番」で話すことが重要です。
説明する相手の理解レベルを意識していない
テレビのニュースなどで「専門家」が登場することがあります。彼らの説明がすごくわかりずらいと感じることはないでしょうか。
それは、
- 専門用語が難解で理解しずらい
- 話の前提となる知識が聞き手に不足している
- 内容の厳密さや正確性に極度にこだわっている
などがあげられと考えられます。
要するに
聞き手がどういうレベルで物事を理解したいのかを見極められていない
相手の理解レベルに合わせて話ができていないと言えます。
②わかりやす説明の順番
前職は、営業部の「西東京支社 八王子支店」に所属していたため、
説明する相手の理解レベルを意識しなくても、自分と相手の情報量はほぼ同じでした。
営業部という職種条件が同じ。
東京支社の八王子支店というエリア条件が同じ。
最上級役職が支社長と、自分と1階級しか変わらない役職条件が近い。
情報の前提条件が同じ集まりで仕事をしていました。
しかし、
転職したITベンチャー企業では、社長や取締役レイヤーの方と一緒に業務をし、プレゼンや会議をする機会が多くあります。
社長や取締役は「部分最適」ではなく」「全体最適」で会社全体をみているため
一部署の人間が行っている業務まで細かく把握していません。
そのため、結論から伝えても
前提となる情報の理解レベルが違うため伝わりません。
そのため「何を言っているかわからない」と言われていることに気づきました。
前提をそろえるとは？
- 前提となる情報の共有ができているか「前提条件」
- 相手がどのくらいの知識レベルか「相手の理解状況」
- 今回どこまで話すか、伝えるか「話す範囲」
「結論から伝える前」に「前提となる情報をそろえる」
ことがビジネスでは重要になります。
前提となる情報の理解度をそろえたうえで、話をする順番を意識して伝えれば、
「結局、何が言いたいの」と言われることも減っていきます。
- 前提をそろえる
- 結論・主張を伝える
- 理由・根拠を伝える
- 具体例(補足事項)を伝える
- 結論を再度伝える
